Toute prestation réalisée par EI Delphine MONTEROSSO gérante de la société SmartMed’Office est soumise aux présentes conditions générales. Elles sont applicables dès le 1^er janvier 2025.

Article 1 : Objet

Les présentes conditions générales de vente (CGV) de prestations de services définissent les relations entre Delphine MONTEROSSO (EI), secrétaire médicale indépendante/facturière et représentante de la société SmartMed’Office domiciliée 130 Rue du Tounet, à BERGERAC (24100) et le Client. Celles-ci sont applicables à toutes commandes de prestations de secrétariat passées auprès de Delphine MONTEROSSO, auto-entrepreneur, enregistrée sous le n° SIRET : 914387121 00017

Toute prestation accomplie par SmartMed’Office implique, pour devenir ferme et définitive, l’adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGV, qu’il déclare avoir lues, comprises et acceptées. Aucune condition particulière ou générale d’achat ne peut, sauf accord express et écrit des deux parties, prévaloir sur les présentes CGV.

Article 2 : Modalité d’exécution et Devis

Toute demande de prestations donne lieu à l’établissement d’un devis personnalisé et détaillé, gratuit et sans engagement dans les 24h à 48h suivant la demande. Il mentionnera le détail des prestations à effectuer, le lieu d’exercice, les tarifs, les délais (ou horaires de travail/forfaits), ainsi que les éventuels frais de déplacement ou d’expédition.

Tout devis établi est valable un mois.

Au-delà, il devra être réexaminé.

Les Conditions générales de Vente seront présentes avec chaque devis, et auront une valeur de contrat de prestations de services une fois approuvées par le Client qui aura daté, signé et mentionné « Bon pour Accord » sur celui-ci. Ainsi, le contrat sera considéré comme une commande ferme et définitive et sera accompagné d’un acompte de 30% du montant total envisagé des prestations. (Pour les commandes supérieures à 150€)

La réalisation des prestations débute dès signature du devis et des présentes CGV, ou à la date convenue entre les deux parties, et dès lors que l’acompte de 30% a été versé si la commande est supérieure à 150€.

Pour toute mission renouvelable mensuellement, un devis sera établi et mentionnera le détail des prestations à effectuer, le lieu d’exercice, les horaires, le tarif horaire et la date de début de la mission. Il sera également précisé sur celui-ci que la mission est renouvelable jusqu’à la demande de résiliation de l’une des deux parties par écrit. Un acompte de 30% du montant total mensuel peut être demandé le premier mois.

Toute modification d’une commande initiale fera l’objet d’un avenant au premier devis/contrat et devra être daté et signé au même titre que le devis initial.

Article 3 : Lieu

Les prestations sont réalisables dans les locaux de la société SmartMed’Office ou dans les locaux du Client avec son matériel informatique (sauf demande explicite du client).

Les conditions de réalisation de ces prestations seront stipulées dans le devis.

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Article 4 : Engagements et Délais

La société SmartMed’Office engage son savoir-faire et son professionnalisme à la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées, ainsi qu’à respecter les délais convenus avec le Client lors de la prise de commande.

De son côté, le Client s’engage à mettre à disposition de SmartMed’Office tous les éléments nécessaires à la prestation définie. Tout retard ou omission de sa part pourra entrainer une révision de la date de livraison définie. Le dépassement des délais ne pourra faire l’objet de pénalités de retard au profit du Client.

Le Client peut transmettre ses données par les moyens suivants :

• Par e-mail : delphine@smartmedoffice.fr
• Par téléphone : 07.87.16.11.59
• Par le formulaire de contact du site : www.smartmedoffice.fr
• Par voie postale à l’adresse mentionnée à l’Article 1

La société se réserve la possibilité, après en avoir informé le Client, de rallonger le délai de livraison et ajuster la facturation (selon tarif horaire), dans le cas où ce dernier modifie ou ajoute des tâches en cours de réalisation de prestation. Un dépassement de délai justifié ne peut en aucun cas donner lieu à l’annulation de la commande.

L’estimation de la durée de prestation est établie au plus juste et n’est donnée qu’à titre indicatif. Elle dépend de nombreux facteurs souvent aléatoires et difficilement quantifiables. Le Client s’engage à régler la totalité des prestations effectuées et facturées selon le tarif horaire défini, dès lors qu’il aura été prévenu du dépassement par le prestataire en cours de réalisation.

De plus, il est précisé que les délais de livraison indiqués pour l’envoi postal lors de la prise de la commande avec le Client ne sont donnés qu’à titre indicatif et ne sont aucunement garantis dans la mesure où ils ne dépendent pas de SmartMed’Office, mais du transporteur choisi par le Client.

Le choix du transport par voie postale et les risques induits sont supportés en totalité par le Client, y compris en cas de colis manquant ou détérioré lors de l’acheminement postal.

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Article 5 : Confidentialité et loi RGPD

Toutes les informations, documents, données, fournis par le Client pour l’accomplissement de la prestation sont considérés comme strictement confidentiels au titre de la loi RGPD.

SmartMed’Office s’engage à respecter la confidentialité tant des données transmises que des travaux réalisés et reste tenue au secret médical et professionnel pendant et après l’achèvement des prestations de services commandées.

Dans le cadre de transfert de données par voie informatique (internet notamment), la responsabilité de SmartMed’Office ne pourra être engagée en raison d’une interception ou d’un détournement des informations.

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Article 6 : Droit de rétractation et modalités de résiliation

SmartMed’Office accepte un délai de rétractation de 7 jours suivant l’acceptation du devis initial (uniquement s’il est prévu un début d’exécution de la prestation postérieur à ce délai de sept jours). Il ne sera alors facturé au Client aucun frais. Passé ce délai, si un acompte a été versé, il ne sera pas restitué.

En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation par le Client, qu’elle qu’en soit la cause, ce dernier s’engage à régler la totalité de la prestation déjà effectué. Cette annulation doit être notifiée par écrit à SmartMed’Office.

Pour toute mission renouvelable, et conclue pour une durée illimitée selon les modalités précisées sur le devis, la mission est résiliable à tout moment à l’initiative de l’une des parties, moyennant un préavis de 14 jours. La demande de résiliation peut se faire par e-mail ou par courrier. Ce préavis peut être modifié avec l’accord des deux parties. À l’issue de celui-ci, une facture sera établie en fonction du nombre d’heures réalisées.

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Article 7 : Tarifs et Remises

Les tarifs des prestations sont ceux en vigueur au moment de la prise de commande par le Client.

Ils sont libellés en euros et ne sont pas soumis à la TVA, conformément à l’article 293B du Code Général des Impôts.

Les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année. Toutefois, SmartMed’Office se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment sans avis préalable.

Les tarifs sont proposés au forfait horaire ou à la carte (toute heure commencée est due dès la 31^ème minute).

Dans le cadre de forfait mensuel, les heures achetées, non utilisées, ne pourront être remboursées (hors mention spéciale sur le devis). Cependant, en cas de commande réitérée, elles pourront être reportées.

Les tarifs proposés sont disponibles sur simple demande à la société SmartMed’Office via les différents moyens de communication.

Des majorations dans le cas de prestations urgentes pourront être appliquées dans les cas suivants : Pour des missions à rendre dans les 24h ou après 18h : + 25%

• Le week-end et les jours fériés : + 50 %
• Déplacement sur site : >20 kilomètres : suivant le barème en vigueur

Des frais supplémentaires pourront également s’ajouter au devis accepté par le Client :

• Frais d’affranchissement (suivant le tarif en vigueur)
• Fournitures spécifiques à l’accomplissement des prestations sollicitées (clé USB, CD ou autres fournitures de papeterie particulière)
• Frais de livraison (frais de déplacement suivant le barème en vigueur)

Toute décision de remise, de réduction ou d’application de tarifs dégressifs, selon un pourcentage ou un forfait, demeure à la seule discrétion de la société SmartMed’Office et sa représentante, et ce, uniquement pour la prestation qui en est l’objet. Les remises ou rabais éventuellement accordés au Client ne sauraient en aucun cas faire naître un droit acquis pour des prestations postérieures.

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Article 8 : Escompte

Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.

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Article 9 : Modalité de règlement

Un acompte de 30% est demandé à la signature du devis (pour toute commande supérieure à 150€) puis le solde devra être versé à réception de la facture définitive ou, au plus tard, à la date mentionnée sur celle-ci :

• Par Virement bancaire
• Par chèque bancaire ou postal à l’ordre de EI Delphine MONTEROSSO
• Par Espèces

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Article 10 : Retard de Paiement

Conformément à l’article 441-6 du Code de Commerce, tout défaut de paiement à la date de règlement figurant sur les factures des prestations fournies par SmartMed’Office, des pénalités de retard seront appliquées au taux de 15% par mois, applicables dès le premier jour de retard. Cette pénalité est exigible sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire. Elle est calculée sur le montant net de la somme restant due, court de plein droit le jour suivant la date de règlement portée sur la facture au même titre que, conformément à la loi 2012-387 du 22 mars 2012, le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012, articles L.441-6 et D.441-4 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne l’exigibilité d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, dès le premier jour de retard.

Pour tout défaut de paiement à l’échéance convenue, EI Delphine MONTEROSSO pourra suspendre son intervention jusqu’au paiement intégral des sommes dues.

Cette suspension du contrat et ses conséquences éventuelles seront à la charge exclusive du Client.

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Article 11 : Responsabilités et force majeure

Le Client dispose d’un délai de 24 heures après la restitution du travail pour formuler modifications ou corrections. Une majoration tarifaire sera appliquée pour toutes modifications ou corrections supérieures ou égales à 30 minutes.

Tout dommage consécutif à la réalisation des prestations ne pourra entraîner la responsabilité civile de (EI) Delphine MONTEROSSO et de sa société SmartMed’Office, conformément au droit commun.

SmartMed’Office sera responsable de la bonne exécution de ses prestations, sauf en cas de force majeure* ou de cas fortuit.

*Cas de Force majeure : En application de l’article 1218 du Code Civil, SmartMed’Office n’est pas responsable notamment en cas d’accident, d’incendie, d’inondation, d’interruption de la fourniture d’énergie, de matières premières ou de matériels, ainsi qu’en cas de grèves totales ou partielles de toute nature entravant la bonne marche des activités de SmartMed’Office, telles que les grèves de transports, des services postaux, des fournisseurs en énergie, des télécommunications, etc…

SmartMed’Office avisera le Client de la survenance d’un tel évènement dès que possible.

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Article 12 : Droits de propriété intellectuelle

Tout document écrit en vue d’être utilisé par le Client restera la propriété de SmartMed’Office jusqu’au paiement de la totalité du montant des factures relatives à la prestation de service concernée.

D’autre part, les marques, noms de domaines, produits, images, vidéos, textes ou plus généralement toute information objet de droits de propriété intellectuelle sont et restent la propriété exclusive de SmartMed’Office. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n’est réalisée au travers des présentes CGV.

Toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation de ces biens pour quelque motif que ce soit est strictement interdite.

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Article 13 : Référencement

EI Delphine MONTEROSSO pourra faire référence de manière anonyme (ou non-anonyme si accord du Client) aux prestations réalisées pour le compte du client dans ses outils de communication commerciale (sur www.smartmedoffice.fr, réseaux sociaux…)

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Article 14 : Droit Applicable et Litige

Les deux parties s’engagent à tenter un règlement amiable de tout litige.

La loi applicable aux présentes conditions générales de prestation est le droit français.

Tout litige découlant des présentes conditions, et n’ayant pas trouvé de solution amiable, sera soumis aux tribunaux français compétents.

Service de médiation via l’assurance professionnelle de SmartMed’Office : Hiscox.